Intranet, dai documenti alla conoscenza

Cercare, condividere e commentare i materiali necessari al lavoro nella propria organizzazione: la gestione della conoscenza è una delle funzioni chiave delle intranet. "La maggioranza delle reti aziendali interne, sopratutto nel settore pubblico, parte da esigenze documentali", spiega Giacomo Mason, consulente e formatore. "Solitamente, la prima esigenza delle organizzazioni è proprio regolare l'overflow di documentazione".

Un processo virtuoso, quello che porta a "uscire dal circolo chiuso di email e dischi fissi e di rete, verso sistemi più articolati". Le dimensioni di collaborazione, discussione e condivisione seguono a ruota, spesso partendo dal basso: dallo scambio, cioè, di trucchi e segreti del mestiere. Lavorare sempre online è l'imperativo? Al contrario: "i draft, le bozze devono rimanere sul proprio pc e vanno pubblicate solo dopo alcuni passaggi di revisione. Il momento finale sarà il coediting, ad esempio utilizzando Google docs o i wiki".

Fin qui gli scenari: le esperienze pratiche esprimono, d'altra parte, una forte varietà di obiettivi e caratteristiche. Leggerezza, costi contenuti e semplicità sono le peculiarità, per esempio, della tecnologia open source di Owl, intranet per la gestione documentale adottata dalla Facoltà di Scienze della comunicazione dell'Università di Roma La Sapienza. Installata per supportare la condivisione di periodici sui nuovi media, attualmente è utilizzata da alcuni gruppi di ricerca.

Per la configurazione è stata sufficiente una giornata di lavoro. Del resto la semplicità, lato amministratore e lato utente, è la caratteristica che ne ha determinato la scelta. "Spesso l'intranet rappresenta un lavoro aggiunto, anziché un suo alleggerimento", spiega Emmanuel Mazzucchi, webmaster della Facoltà. "Owl offre un buon compromesso tra il mantenimento della ricchezza dei metadati e il basso sforzo richiesto per produrli". Il vantaggio è di non richiedere, al momento del caricamento dei documenti, nessun intervento di classificazione in tassonomie o tag: a essere condivisi e ricercabili sono i file interi, in una ricerca di tipo "full text".

Sinca3, invece, è la intranet dell'Istituto nazionale confederale di assistenza della Cgil. Si tratta di un progetto recentissimo che ha messo in rete le pratiche assistenziali e previdenziali dei cittadini, collegando gli uffici sparsi nei cinque continenti. Uno sforzo massiccio, completato finora circa al 70%, la cui progettazione è stata condotta "tramite il coinvolgimento dei diretti interessati sin dall'inizio del progetto", spiega Claudio Piccinini, responsabile dei sistemi informativi di Inca Cgil: "in tutto hanno contribuito almeno 200 persone".
Sinca3 è "parte del rinnovo del sistema informativo delle reti Inca, che è stato complessivamente spostato sul web", continua Piccinini. La gestione online riguarda circa 26 milioni di pratiche in archivio; i dipendenti possono accedere a 800 moduli per le prestazioni erogate dalla stessa Inca e da Inps, Inpdap e dalle Asl. Da dicembre sarà possibile la certificazione tramite un ente abilitato, che completerà l'archiviazione dei documenti originali.

Una stretta interazione tra struttura della rete e organigramma caratterizza la intranet di Enel. Andrea Riberti, che tra il 2004 e il 2005 ne ha progettato concept, aspetto e architettura dei contenuti, ci spiega: "la nostra intranet è articolata per comunità, alle quali si appartiene secondo uno schema che somiglia a quello della struttura aziendale e al quale si accede secondo i singoli privilegi posseduti".

La rete permette tutte le classiche attività di gestione documentale: caricamento di file, revisione condivisa, classificazione per categorie. Queste ultime sono quelle della "tassonomia che abbiamo sviluppato ad hoc, collegandola all'organizzazione aziendale e ai diversi tipi di documenti che si utilizzano" continua Riberti. "Le classificazioni interessano gli argomenti stessi dei documenti". Il motore di ricerca è molto potente e funziona anche attraverso i tag.

- La gestione documentale tra norma e realtà
- Il pubblico visto dal privato

(Articolo pubblicato originariamente sul numero di dicembre 2008 del mensile e-gov)