Il pubblico visto dal privato

Gestire i documenti è un problema comune ai privati a alla pubblica amministrazione alla cui risoluzione contribuiscono le risorse informatiche. Ma i tempi che scandiscono l'innovazione per le aziende sono più serrati di quelli della Pa, frenata da percorsi decisionali assai più articolati. Il settore privato accumula successi e il valore del mercato della gestione documentale (Enterprise content management o Ecm) cresce da qualche anno e continuerà ancora per un po'.

Secondo le stime degli analisti nel 2012 complessivamente l'Ecm varrà circa 5 miliardi di dollari. I dati non stupiscono se si tiene presente che la crescita delle informazioni da conservare in azienda raddoppia ogni diciotto mesi. Quanti dei successi abilitati dalla digitalizzazione dei contenuti sono passati nelle pratiche della Pa e quali devono ancora essere adeguatamente sviluppate? Lo abbiamo chiesto ai leader del mercato Ecm, per capire lo stato dell'arte e soprattutto l'auspicabile progresso futuro. Il coro delle voci dei rappresentanti aziendali non è monotono, né unisono. L'intervallo tra le diverse posizioni sembra però dettato più dalla tendenza a considerare il bicchiere mezzo pieno o mezzo vuoto che da un diverso modo di analizzare la situazione.

Sulla dematerializzazione - la liberazione dai vincoli del formato cartaceo sostituita dalla leggerezza dei bit - ad esempio la Pa ha registrato importanti successi, formalizzati nelle norme del ministero di Lucio Stanca, proseguiti con Nicolais e codificati anche nella Finanziaria 2008.

L'enunciazione di principi però non ha ancora del tutto trasformato la realtà cartacea in digitale né ha avuto l'impatto auspicato sul flusso e l'organizzazione del lavoro. Per Gianfranco Cesareo, Responsabile Vendite e Distribuzione Software di Ibm, anche sotto questo profilo la strada da percorrere è ancora tanta. "La dematerializzazione non è radicata nel settore pubblico, anzi è molto indietro – commenta drasticamente Cesareo - anche per motivi e resistenze culturali. L'errore più comune è credere che il risparmio maggiore della digitalizzazione dei documenti sia dovuto all'assenza di carta, mentre il vero risparmio si ha grazie al processo di automazione, che permette di risparmiare più di un'ora a documento".

Sullo stesso tono critico anche il punto di vista di Paolo Recrosio direttore commerciale Large Account di Xerox: "La dematerializzazione è ‘il progetto' ma siamo ancora lontani dal suo completamento. Si stanno creando le premesse culturali per agevolarlo ma siamo solo all'inizio di un processo lungo, che implica il superamento di ostacoli organizzativi e legislativi (firma elettronica, archiviazione sostitutiva, posta certificata e fattura certificata)". E alcune lacune ancora rimangono per una vaghezza che riguarda importanti dettagli. "Solo molto recentemente – prosegue Recrosio - la normativa pare aver chiarito molti dei dubbi esistenti su contenuti modalità e tempistiche relative al tema della dematerializzazione. In questa fase, e in attesa di chiarimenti da parte del Ministero per i Beni Culturali, responsabile anche della gestione degli Archivi di Stato, è stato mantenuto un approccio standard, continuando a conservare la carta e non dematerializzando.

Più speranzoso, invece Andrea Valle, di Adobe, che vede "in atto un certo cambiamento di mentalità: la Pa sta recependo gli insegnamenti provenienti dal mercato che oltre alla dematerializzazione fine a se stessa spingono verso l'ottimizzazione e automazione dei processi di lavoro".

Cosa fare dunque per riempire l'altra metà del bicchiere? "Bisogna pensare al problema dematerializzando ab origine – secondo Cesareo - il documento non deve nascere su carta, al limite può finirci, può diventare una copia per la lettura in caso di documenti di una certa lunghezza".

Per avere garantiti i progressi dell'Ecm relativi a dematerializzazione e workflow occorre però che si segua un iter convergente e integrato, sia per quanto riguarda le applicazioni che gli organi decisionali. "La parola chiave rimane integrazione – per Marco Calmasini, Information management Presales Emea di Hp - spesso nella Pa si utilizzano strumenti diversi per gestire processi differenti come il protocollo informatico, la gestione delle delibere, l'e-mail, e tutto questo dovrebbe essere integrato in una logica di unified records management."

Fabio Fregi, direttore della divisione Public Sector di Microsoft, punta invece il dito contro una "certa anarchia che genera disomogeneità" soprattutto a livello locale. "Un grosso problema è che mentre nella Pa centrale è chiaro l'organo di coordinamento, nelle Pa locali si perde la possibilità di avere un impatto sul paese perché manca omogeneizzazione di domanda e obiettivi. Servirebbe un collettore delle priorità nell'innovazione della Pa locale."

Sul fronte degli strumenti tecnologici invece la novità da assimilare dalle aziende private è l'e-discovery, il processo che coadiuva le organizzazioni nella ricerca di documenti e informazione nei propri archivi per costruire fascicoli da utilizzare all'interno di procedimenti legali. "Si tratta di un tema più sentito negli Usa e in ambito privato ma anche nella Pa può contribuire in termini di efficienza e di riduzioni dei tempi di lavorazione – conclude Calmasini - Le tecnologie di e-Discovery sono in grado di supportare tutti i processi in cui si effettuano ricerche documentali per costruire la pratica legale, il fascicolo di supporto per processi amministrativi, urbanistici, fiscali, necessari a rispondere a esigenze di "conformità" a norme di legge o a procedure interne della PA".

Già, perché dopo aver dematerializzato la carta e ottimizzato l'organizzazione del lavoro riducendo i tempi di elaborazione, il documento deve essere anche velocemente reperibile dal sistema.
Leggi anche gli altri articoli dell'approfondimento genstione documentale nella Pa:
- La gestione documentale tra norma e realtà
- Intranet, dai documenti alla conoscenza
(Articolo originariamente pubblicato sul numero di dicembre 2008 del mensile e-gov)